第十八中学档案整理及数字化服务招标公告

一、招标条件

1、项目名称：亳州市第十八中学档案整理及数字化服务项目

2、采购人： (略) 第十八中学

3、资金来源：财政资金

二、项目概况及采购内容

1、采购内容：亳州市第十八中学档案整理及数字化服务项目，具体详见采购需求。

2、采购控制价：*元

三、投标人的资格要求

1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的投标人资格条件：

（1）具有独立承担民事责任的能力；

（2）具有良好的商业信誉及健全的财务会计制度；

（3）具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；

（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

（6）法律、行政法规规定的其他条件。

2.其他资格要求：

（1）《企业法人营业执照》《税务登记证》《企业组织机构代码证》或三证合一的营业执照。

（2）《法人代表身份证明书》或《法人代表授权委托书》原件和身份证复印件。

（3）投标人营业执照经营范围须有档案整理或档案数字化服务项目等。

3.本项目不接受联合体投标。

注:以上资质须为有效资质，否则将视为废标。

四、投标文件及报名时间

（一）投标文件的内容包括：

1.报价函（见附件1，加盖公章）

2.营业执照复印件（加盖公章）；

3.企业法定代表人身份证明（见附件2）;若授权他人提交报价文件,还须提供法人授权书（见附件3）（加盖公章）；

4.资质证明材料；

5.业绩服务合同；

6.《承诺书》(见附件4)；

7.其他证明材料。

注：供应商报价应按照报价文件组成，若未按照报价文件组成填写或缺项，则做无 (略) 理。

五、报名时间及开标时间

投标人须仔细阅读各项目“资质要求和采购需求”，谨慎报名。将响应文件密封并 (略) 加盖单位公章（骑缝章），在2024年11月2日上午9：00 (略) 第十八中学钟毓楼五楼办公室。

联系人：杨老师； 电话：0558- *。

张老师； 电话：0558- *。

开标时间为2024年11月2日上午9:30。

(略) 第十八中学项目评标小组现场开标，在纪检组指导下，对各供应商投标文件、报价等内容按照本项目评审要求进行评审，选出中标单位。

开标地址： (略) 第十八中学钟毓楼五楼第二会议室

六、项目采购需求

（一）服务需求

1.项目概述

通过档案数字化项目建设及档案查询的需求，档案在相关社会事务中发挥了重要的作用，项目通过档案整理、 档案扫描、数据录入、档案装订、归档入库等工作， 档案进行规范化整理、 (略) 理，形成档案电子影像数据以满足规范化管理以及日常利用的需求。充分发挥档案信息资源作用，提高档案管理和利用水平， 创造更好的社会效益及价值。

2.项目实施标准及规范

《中华人民共和国保守国家秘密法》；

《档案数字化外包安全管理规范》；

《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2017)；

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；

《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T *-2008

《安 (略) 档案数字化工作参考手册》；

3.服务内容：

项目服务内容包括：各类档案整理、目录著录、扫描、 (略) 理、质量检查、档案装订入库、数据挂接、档案上柜等。

4.服务方式：

（1)中标方根据自身的专业技术力量派技术服务 (略) 第十八中学办公地点提供日常性技术服务。

（2）中标方需在规定时间内完成相应服务要求且通过验收，采购人提供加工场地及相关配套办公设备，电脑、打印机及办公耗材等，中标方需自带档案数字化加工设备（符合项目要求的扫描仪、数字化操作软件）。

（3）请潜在供应商在开标前实地查看，各类档案整理数量存在不确定性，但必须按采购人需求完成建校以来至2024年12月31日的所有条目，包括图纸等。

5.技术要求：

（1）本期项目所涉及到各项规范与技术指标，除满足第2条项目实施标准及规范外，还 (略) 档案馆接收进馆的标准保持一致。

（2）投标人使用的档案数字化加工服务软件，须满足档案系统建设标准要求。

6.安全要求：

在项目实施期间严格按照项目现场安全实施标准要求进行实施，现场需要安装监控设备，并保证在实施期间形成的各类电子数据以及实物资料均不能带离工作场所，工作期间，工作人员不得使用任何电子设备。

7.人员要求

（1）投标人对服务团队管理须有完善的制度规范，保证工作认真负责、服务态度热情、工作内容保密等各项规定。且能够根据不同的工作内容，投标人应制定不同的注意事项以及工作制度。

（2）服务人员须态度端正、作风优良， (略) 规定的规章制度，熟练掌握电脑操作、打印机或扫描仪等办公设备的使用。

8.报价要求

（1）本项目报总价和单价，投标报价包括不限于：全年事务 (略) 理、所有人员工资、社保费用、管理费用、材料费、一切税费(包括增值税发票)、保险费、培训费等的全部费用。

（2）本项目预算金额*元。以实际工作量结算。

供应商在生成标书、填写标书报价函时，请填写单价。

（3）如有增项另外结算。

9.验收方式

中标方实际完成服务内容后， (略) 第十八中学进行验收。

10.付款方式：

项目通过完成合同服务内容并经验收后，中标方提供发票， (略) 第十八中学提交财务审批后支付合同金额的95%，余额两年后支付，期间无利息。

11.售后要求

中标方须提供从项目整体验收合格之日起，提供3年内的免费质保期服务,并能够及时有效提供保障。

无论在质保期内还是质保期满后，中标方负责对其实施的项目提供 24 小时不间断技术支持服务，提供电话、微信、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能 10分钟内响应，30分钟到达现场并最迟在24小时内日内排除错误，保证档案电子数据的正常使用。

（二）服务技术要求

1.交接整理

（1）制作并填写纸质档案数字化加工交接登记单。检查目录表、页码顺序，登记缺页少页情况。

（2）对已装订的卷（件）进行拆分、去除装订物、选择数字化页面。

（3）对破损严重、无法进行扫描的档案要先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的档案应先压平或熨平，确保安全、准确、无遗漏。

2.档案扫描

（1）档案原件纸张小于等于A4幅面、平整度较高、纸张韧性好、无虫蛀霉变的，使用自动进纸的高速扫描仪进行扫描；

（2）纸张容易产生皱褶、撕裂、破损或幅面大于A4的，使用平板扫描仪进行扫描；

（3）不宜拆卷的，选用不拆卷扫描仪进行扫描。

3. (略) 理

(略) 理主要包括旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像对中、黑白/彩色/灰度模式、照片 (略) 理，对处理好的图像进行质检存储。

①方向调整。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合数字图像的浏览习惯。

②纠偏。对出现偏斜的图像进 (略) 理。

③画质调整。对数字化设备执行色彩校正程序，以调整数字化设备色彩的正确性，提高数字化图像的质量。

④图像拼接。对大幅面的档案原件 (略) 扫描时，应 (略) 的大小尺寸相近、分辨率和曝光量一致，相邻图像之间的重叠面积不少 (略) 面积的1/20。扫描后形成的完整性。

去污去噪：采用图像去噪功能，去除图像杂点； (略) 部清除功能， (略) 部脏点、脏斑。对于难以调整的个别图像应采用灰度或彩色模式扫描，保证图像能反映档案原貌。

4.图像质检

（1）负责检查图像文件的质量、目录的准确性和图像与目录对应的准确性。对图像方向不正确或偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求的数字化文件，提 (略) 理或重新扫描要求；发现文件漏扫描的，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致的，应时及时进行调整。

（2）根据质检情况填写质检记录单，跟踪并监督质检记 (略) 理情况。

①目录数据。检查目录数据的合法性以及 (略) 径的准确性等。

②原文数据。检查原文图像（或其他格式文件）的格式、压缩比、分辨率、存储大小、歪斜黑 (略) 径信息和命名规范等准确性、规范性。

5.档案装订入库

（1）档案工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时应保持档案的排列顺序不变做到安全、准确、无遗漏。

（2）剔除档案上的金属物，如订书钉、回形针、大头针和金属夹等。

（3）认真核对档案页码、文件总数、排列顺序、发现错误的地方及时纠正。

（4）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，一次整理整齐进行装订。

（5）在整理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符时，应适度镶边后再装订。

（6）装订应尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需要新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左 (略) 打孔，确保既不漏页也不损害文件字符。

（7）案卷采用“三孔一线”方式装订，系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。

（8）装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。

（9）及时将装订完毕的档案上交采购人工作人员清点入库，并做好交接确认工作，交接需有相关的交接单。

6.档案著录

根据档案内容在档案系统中著录电子档案归档信息。

7.数据挂接

（1） 档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后， (略) 络及时挂接入采购人档案管理系统。

（2）必须保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，不得错挂、漏挂，进行必要的补录，确保扫描图像与文件级目录百分之百挂接正确，扫描加工成果能在采购人档案管理系统中显示。

8.实施数量

9.保密要求

①保密措施

供应商必须有严格保密制度。供应商在投标书中必须详细描述保密措施。所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。不允许加工方转包中标项目，一经发现立即终止合同。

②保密责任

在档案数字化加工过程中员工造成的泄密事故，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。

③信息安全

（1）严格遵守有关保密、档案法 (略) 的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。

（2）签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。加工单位须在合同中进行责任约定。加工现场不允许私自使用有移动存储设备，任何加工数据不能私自带 (略) 域，加工设备不允许 (略) 。 (略) 在合同期内必须使用固定的存储设备并如实记录使用的移动存储设备。加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，必须在指 (略) 理。

（3）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息，不得无故查看、讨论档案内容。

（三）项目工期

自合同签订之日起20天。

（四）服务地点

(略) 第十八中学。

（五）验收标准

严格按照国家相关规定的档案标准执行， (略) 第十八中学验收。

（六）项目费用报价要求

本项目预算为*元。

本项目报总价，分项报价表中须分别体现档案整理和档案数字化加工的单价和总价（报价函见附件1）。以上数量为暂定数量，最终支付价款以实际验收合格的工作量按中标单价进行结算，最终结算价=实际发生数量*成交单价。

七、项目评审办法

评标办法

竞争性谈判，二次报价最低价中标。

定标方法

根据供应商报价确定中标候选人，报价最低的为第一中标候选人，以此类推，共评出三个中标候选人。如参与投标的供应商不满足三家，则评出一个中标候选人。

附件1：投标报价函

（一）投标报价表

注：报价包括本项目服务费用和所有相关税费。

供应商(盖单位公章)：

年 月 日

（二）服务分项报价表

附件2：法定代表人身份证明（格式附后，若法定代表人本人参与投标，不需提供授权委托书;投标时同时提供有效身份证原件）

法定代表人身份证明

供应商名称：

单位性质：

地 址：

成立时间： 年 月 日

经营期限：

姓 名： 性别：

年 龄： 职务：

系 （供应商名称）的法定代表人。

特此证明。

供应商： (盖单位公章)

日 期： 年 月 日

附件3：授权委托书（格式附后，若被授权人（代理人）参与投标，须同时提供法定代表人身份证明）

授权委托书

本人 （姓名）系 （投标人名称）的法定代表人，现委托 （姓名）为我方代理人。代理人根据授权，以我方名义签署、澄清、说明、补正、递交、撤回、修改 （项目名称）投标文件、签订 (略) 理有关事宜，其法律后果由我方承担。

代理人无转委托权。

供应商： （盖单位公章）

法定代表人： （签字或盖章）

身份证号码：

委托代理人： （签字或盖章）

身份证号码：

日期： 年 月 日

附件4:承诺书（格式）

承诺书

我公司郑重承诺如下：

一、完全接受采购文件的全部内容，提交的所有资料扫描件或复印件与原件一致，真实、合法、有效，对他人的知识产权不构成侵权。如因材料弄虚作假，或导致知识产权侵权行为，或给采购方的使用带来严重影响，造成经济损失，承担由此造成的一切法律责任和经济赔偿。

二、在投标过程中，无围标、串标、出借资质及弄虚作假等违法违规行为。

三、本项 (略) 正式工作人员。投标时（以投标截止时间为准），我公司无被限制投标的记录（有效期内）。

四、投标时（以投标截止时间为准），我公司 (略) 及相关部门列入失信被执行人名单、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。

五、如被确定为中标（成交）供应商，保证按照合同约定进行履约。

六、依法行使自己的质疑、投诉权利，提供的质疑、投诉证明材料来源合法，不存在捏造事实、提供虚假材料或恶意投诉等行为。

如有违反上述承诺之一，或存在其他虚假、违法违规行为，我公司自愿接受相关 (略) 理，并自愿放弃索要投标（履约）保证金的权利，承担由此产生的一切后果。

投标供应商名称(盖单位公章)：

日期： 年 月 日