档案整理及数字化

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简化文书

（1）归档案文件的收集：档案整理工作，档案的收集工作犹为重要，不管采用 (略) 整理，无论档案装订多么美观，外盒书写多么工整，但档案收集不齐全完整，档案整理都是前功尽弃。档案收集齐全包括每 * 件档案收集齐全完整，（具体要求见文书档案中的组件要求）每 * 门类档案收集齐全完整，每 * 年度的档案收集齐全完整，每 * 个单项活动、每个单项问题的档案资料收集齐全完。

①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关 (略) 的上级机关、同级机关的文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

②反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；本企业 (略) 的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发 (略) 或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。（企业）

（2）分年度：按年度分类是指将文件按其形成年度分类。跨年度 * 般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统 * 按文件签 (略) 属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。来（去）文与复文跨年度并作为 * 件的，归入复文年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项说明。

（3）页面修整、组件：对破损或小纸张的 (略) 进行裱糊，对 (略) 复印或修复，折 (略) (略) 理；归档文件 * 般以每份文件为 * 件。正文与附件为 * 件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为 * 件；转发文与被转发文为 * 件；原件与复制件为 * 件；正本与翻译本为 * 件；中文文本与外文文本为 * 件；报表、名册、图册等 * 册（本）为 * 件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料 * 期为 * 件；会议文件每份（本）为 * 件；会议纪要、会议记录 * 般 * 次会议为 * 件，会议记录 * 年 * 本的， * 本为 * 件；来（去）文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等） * 般各为 * 件，也可合为 * 件； (略) 理单或发文稿纸（发文笺）的， (略) 理单与收文为 * 件，发文稿纸与正本、定稿为 * 件。

（4）归档文件排序：归档文件件内文件排序应当正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；来（去）文与复文作为 * 件时，复文在前，来（去）文在后。 (略) 理单或发文稿纸的， (略) 理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸、定稿依次在后。

（5）剔重份：将完全相同的多个文件剔除，保留 * 份完整的档案原件，同时将与本单位无关的普发性文件和临时的不需归档的文件剔除。

（6）编页：归档文件以件为单位，从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置。归档文件原编页码与拟编页码相同的，可不另编页码。

（7）分保管期限：是指将文件按划定的保管期限分类。即根据本单位文件材料归档范围和档案保管期限规定，将同 * 年度归档文件按划定的永久、 * 年、 * 年 (略) 分类。

（8）文件排列与编号：归档文件按事由结合时间排列；会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。同 * 年度的归档文件按永久、 * 年、 * 年分别拉通排列，分别从“1”开始编号。

（9）归档文件应逐件加盖归档章。归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置。归档章应将 (略) 分，即全宗号、档案门类、年度、保管期限、件号及页数。“全宗号”填写同级国 (略) 给立档单位编制的代号；“档案门类·年度”中归档文件档案门类以代码标识，由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识，其中市属国有企业以“管理”汉语拼音首字母“GL”或“党群”、“行政”、“经营”、“生产”汉语拼音首字母“DQ”、“XZ”、“JY”、“SC”标识；年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。“保管期限”指归档文件的保管期限，分为永久、定期 * 年

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传统文书

??传统档案整理方法的特点就是以 (略) 整理，分年度、分内容、分构、分门类、 (略) 组卷。宗旨 * 条是相同内容、相关的内容、成套的内容、相近的内容 * 起组卷，不相同的内容分开组卷。具体方法如下：

（1）档案分类大纲

在对 * 个 (略) 档案整理时，首先应该单位档案列出分类大纲，分类大纲是平时文件归卷和年终立卷的“索引表”，它指导文件“定点归宿”，既便于收集、积存文件和查找利用，也有助于年终立卷 (略) 。机关档案的分类 * 般有两种， * 是按机构分类， * 是按问题分类。如果 * 个单位规模较大，内部组织健全，分工明确，材料齐全，就按机构分类，机构的名称就是类的名称。如： (略) 、 (略) 、工会、办公室、政工科、生产科、销售科……。如果单位规模相对较小，内部机构少或分工不明确，形成的文件材料不多，则宜按问题分类，问题加上“类”字就是这个类的名称。如：党群类、行政类、业务类（生产经营类）等。

（1）文件材料归档范围

即文件材料的立卷范围。它规定本机关哪些文件应该立卷归档，哪些文件材料可不立卷归档。档案管理实施归档范围的确定应遵循“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围”的原则，无论收文或发文，普发或专发本机关， (略) 使用的文件、会议记录、图片、表册、声像材料、电子文件等，只要是反映本单位人和事的、有查考利用价值的都应当立卷归档；而对 * 些没有查考价值的，临时、事务性的和抄送本机关参考的文件，以及重份文件，则可以不归档。

（2）档案保管期限

* 般以国家颁发的通用档案期限表为依据，结合本单位实际制定。通常分为永久、长期和短期 * 种。其划定原则是：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远价值的档案，列为永久保管；凡是反映本机关 * 般性工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期长期保管；凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为定期短期保管。

（4）立卷前的准备工作

第 * 步：检查收集文件的收集情况

到第 * 年年初立卷前，要对已收 (略) * 次全面检查，收集不齐全、不完整的要作进 * 步地补充和完善。有以下几方面的工作： * 是检查文件是否齐全。如：发文是否同时具有文件正本和定稿，各种反映单位基本情况的年报、名册、会议记录，有关本单位机构设置、人事任免、调动和福利等方面的材料是否收集齐全。 * 是检查文件是否属于本单位归档的范围。按“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围”的规定，不属于本机关、本部门归档范围的应剔出；同时，还要看是否属于本年度的，不属于本年度的应转出归入相应的年度。 * 是检查卷内文件是否有 * 定的联系。相联系的要归到 * 块，没有联系的要剔出另组卷。比如：关系同 * 件事情的请示、批复、名册和会议纪要， * 项专题工作、 * 次会议、 (略) 有文件等等。

第 * 步：准备好立卷必需的用具

①档案装具：按 (略) 的规定，为了保证 (略) 移交的档案规范统 * ，各立档单位必须 (略) 统 * 监制的档案装具，包括各种档案的卷盒、目录、装订线和归档章等。

②装订工具：按照规定，所有归档文件的装订，不得使用金属钉和不耐久的尼龙线、塑料线，必须使 (略) 理的档案专用棉线。对于以“卷”为单位组卷（传统方法）的案卷， * 般采用“ * 孔 * 线”法装订；因此，立卷前还要购买 * 些取钉器、白纸、无粮浆糊，以及档案装订机或手持电钻（适用于传统方法）和 * 台档案装订专用缝纫机（适用于新方法）。

③录入软件：随着办公自动化和档案管理现代化的推进，

（5）组卷：传统方法组卷的特点是：以“卷”为单位组卷，即按“卷”装订，每卷单独编流水页号（通号），需要填写案卷题名，以揭示卷内文件内容。这种方法比较适合 * 些 * 级事业单位、企业、村社、社区的文书档案，以及财务、婚姻、土地、房产、林权等专门档案。

（6）编页：传统档案每 * 卷都从第 * 页开始从“1”编页，凡有图文或字符的页面均需编页。页码编在文件正面的右上方或反面的左上方。

（7）卷内目录：每卷传统档案均需编制卷内目录。包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。卷内文件目录填写方法如下：

?①顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。

?②文号：文件制发机关的发文字号。

?③责任者：对 (略) 创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。机关团体责任者 * 般要著录全称，在全称字数太多的情况下可以著录统 * 规范的通用简称，不得著录“本市”“本局” 。个人责任者 * 般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（??）”表示。 (略) 文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示，两个责任者之间的间隔用“；”。

　 ④题名：即文件的标题， * 般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[