天台县住房和城乡建设局档案管理制度

为进一步规范我局档案的收集、保管和利用，根据《天台县住房和城乡建设局档案管理实施办法》的规定，结合我局档案工作实际情况，特制定本制度。

一、档案立卷归档

1、 凡是本单位在各项工作活动中形成的具有查考利用价值并已办理完毕的各种文字、图纸、声像等不同载体的文件材料，应定期整理后及时移交局城建档案馆，任何单位或个人不得据为己有、拒绝归档。

2、文书档案应在次年6月底前立卷归档；各类业务档案和特种载体档案应在次年第三季度前移交；会计档案立卷后，由财务部门保存一年，于次年年初移交。

3、移交手续要完整，按照移交目录，当面点清移交案卷。

4、档案员对归档的案卷要及时编目，编制检索

二、档案保管

1、对已接进档案馆的档案和资料，都应整理成保管单位存放在档案库房内。

2、根据季节和气候变化，适时调节温湿度，使库房温湿度达到规定要求。

3、档案调阅后，要及时入库，并做好清点和检查工作。

4、对档案保管情况定期进行检查，发现虫蛀、破损、字迹褪变、遗失等，应及时采取补救措施，情况严重时报告有关领导。

5、对没有查考利用价值的档案，经鉴定小组鉴定，局分管领导审定后，造具清册进行销毁。

三、档案保密

1、严格遵守《保密法》及有关保密制度，对重要档案，箱柜钥匙与密码由两人分开保管，开箱时至少要有两人在场。

2、档案管理人员应遵守查阅档案等制度，对档案涉及的内容不传播、不抄录、不复制。

3、加强档案库房保密管理，禁止无关人员进入库房，上、下班要注意门窗关闭情况，发现问题及时报告。

4、年度结束前，对馆藏档案进行一次全面的清点。

5、凡造成失密或泄密，视情节按《保密法》规定予以处罚。

四、档案借阅利用

1、档案员要有责任心，熟悉业务，熟悉室藏。

2、逐步建立档案的全引目录、分类目录、大事记、组织沿革和全宗介绍。

3、外单位人员查阅复印档案，须持有所在单位介绍信和本人身份证，按规定办理登记手续后，方可查阅复印。

4、外单位借用档案，须持有所在单位介绍信和本人身份证，按规定填写《天台县城建档案（查）借阅审批单》，经局分管领导同意后，方可借阅。

5、本单位人员查阅档案只限于指定的地方查阅，不得将案卷带出室外。

6、本单位人员借阅档案按规定填写《天台县城建档案（查）借阅审批单》，经局分管领导同意后，方可借阅。借阅后应及时归还，注销登记。借阅时间一般不超过七天，到期仍需要使用时可办理续借手续。档案工作人员需做好认真接待工作，认真填写档案查阅利用登记表。

7、查、借阅者要自觉爱护档案，不得任意拆卷、涂改、增删、圈点、剪裁、折叠、撕毁等。

五、档案的鉴定和销毁

1、由档案鉴定小组负责组织对档案的鉴定和销毁工作。

2、鉴定小组定期对保存到期的档案进行鉴定，提出处理意见。

3、销毁失去保存价值的档案，由鉴定小组鉴定，档案员编造清册，局分管领导审定后，必须二人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。