湘潭市雨湖区人民检察院湘潭市雨湖区人民检察院机关档案数字化加工项目项目竞争性磋商公告更正公告

（一）磋商文件第四章采购需求四、数字化加工技术要求修改为：

我院档案数字化加工主要内容包括：档案交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、条目著录（两级目录数据库、人工著目）、图像质检、格式转换、编目建库、整理装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、消毒、归还上架、数据挂接、数据备份、打印并装订目录册等各项工作，最终形成可供档案管理系统查询调阅的电子影像，实现检索信息与相应的电子影像对应链接。同时，项目建设内容还包含：培训一名干警熟悉档案数字化工作技能、数字化建设项目竣工验收等工作。

1、前期准备

（1）与员工以及客户签订三方《保密协议》。

（2）制定针对本项目的数据加工标准及实施方案，并提交采购人签字确认。

（3）制定项目加工过程需要文件。

（4）布置数字化加工现场，制定项目数字化加工流程、每个步骤的详细标准、数字化加工现场管理制度。

2、档案的交接

按照《档案著录规则》、《档案服务外包工作规范》、《纸质档案数字化规范》等要求，详细记录本批次档案领取批次号、盒号、案卷号、卷数等相关信息。

移交领取要求如下：

（1）即时对档案、资料进行清点，不允许延后，当天交接的档案，当天必须填写档案出入库登记明细表和分类统计表（按照规定模版填写）。

（2）清点结果第一时间报送采购人指定的档案管理人员确认、登记，形成双方《档案交接单》。

（3）将借出的档案案卷按照年代、类型等分门别类放置入档案加工现场的档案柜或者周转柜/箱中，并加贴标签注明档案的相关信息，为保证实体档案不出现混淆现象，应于每工作日结束前将同一批次周转柜/箱中档案加工完毕。

（4）中标人指定专人负责对实体档案接收及归还的传递工作，；认真做好传送案卷过程中的登记工作；保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密；不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案传送提供查阅，不得单人移送档案。

3、扫描前整理

（1）根据有关标准和采购人要求对诉讼档案进行排序，不得将材料混乱，对案卷封面上的立卷单位、案由、处理结果、当事人、保管期限、收案、结案日期、密级等是否规范，前后是否统一，案卷号、流水号是否正确，有无空号、重号现象；核对实体档案与出库登记信息是否一致，逐一核对年份、案卷号、案卷类型等信息，有误时及时反馈、修正。

（2）对档案案卷号进行修改，将案卷原来的“一案一号”修改为“一卷一号”；

（3）卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致的情况进行登记、同时对卷内文件进行记录、拆卷、核对页码等。核对年度、案卷号、当事人信息、文件名称，将卷宗拆分成单页、检查页码顺序（不清楚的应誊写）。

（4）检查档案编码是否正确，将不确认的页码进行修改。

（5）检查档案卷内目录与文件是否正确，有误的目录进行登记并标明更换。

（6）对档案进行基本的技术修复，对破损、无法直接进行扫描的档案，和小于档案正常（16K/A4）幅面的档案进行托裱、粘贴等基础的技术修复，处理后的档案页面规格统一为A4/16K幅面大小。

（7）所有进行数字化扫描、影像加工处理及档案资料的拆卷、装卷、组盒需恢复原样，档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊，不得出现前后页错装，案卷之间的张页错装以及漏装的情况，文件装订还原准确率达到100％。

4、档案扫描

（1）根据文件档案纸张大小选择使用扫描仪（平板扫描仪、快速扫描仪、书刊扫描仪、图纸扫描仪等）设备，根据原文件的质量，文字印刷的清晰程度，调整扫描仪的对比度、亮度等各项参数进行扫描，扫描获取的影像必须保持历史原貌，确保影像文件的清晰度，扫描文件经过影像处理后打印的效果不低于对应的复印效果。

（2）扫描前检查文件档案是否完整；扫描后检查文件扫描映像页是否完整，电子档案应与其原件保持一致性，无漏扫、重扫情况，电子档案的顺序与整理后的档案实体顺序保持一致。

（3）扫描的影像命名、排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况。

（4）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式。

（5）分辨率：存储格式为单面JPG影像。

（6）登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理结果，检查扫描影像质量，确保扫描影像与纸质档案保持一致性和准确性。

5、影像处理

（1）对扫描影像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合影像质量要求时，应重新进行影像的处理。扫描的影像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入影像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（2）对通过扫描取得的档案影像要进行必要的技术处理和优化，使得成品影像清晰、端正。（3）扫描后的原始影像需要进行优化处理，使得成品影像清晰、端正。

（4）采用自动或手动纠偏功能，调整影像角度。

（5）对方向不正确的影像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（6）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅影像，应进行拼接处理，合并为一个完整的影像，以保证档案数字化影像的整体性。

（7）确保数字化影像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰；对工程蓝图、传真件、复印件、红兰章等进行特殊影像处理。

6、影像质量二检

（1）针对处理后的电子影像进行的质量检查，通过人工对处理完成的影像逐一进行核查后，要求采用专用的图像处理软件检查扫描图像数据信息的完整性、准确性、可用性。

（2）对影像处理环节没处理的黑边、纠斜、污点等进行处理，并进行详细记录，对漏扫、不合要求的扫描影像重新补扫。

7、影像补扫

影像质检过来中核查完成后需要补扫的资料逐一补扫，补扫质量达到品质要求。

8、影像存储

存储格式：一般采用JPG格式， (略) 络查询的扫描图像和PDF格式。

9、档案录入、校对

（1）严格按照《档案著录规则》、《档案主题标引规则》、《湖南省检察机关纸质档案数字化加工标准》对所有档案资料进行条目录入、校对，文书档案著录格式包括：《案卷级目录数据库结构与著录格式》《文件级目录数据库结构与著录格式I》和《文件级目录数据库结构与著录格式II》三种数据交换格式，诉讼档案著录格式包括：《诉讼档案案卷级目录数据库结构与著录格式》《诉讼档案文件级目录数据库结构与著录格式》等两种格式。

（2）著录字段包括题名、责任者、成文日期、案由、被告人、申诉人、承办人等；

（3）题名著录部分需要进行自拟题名，按要求增加前辍，如犯罪嫌疑人、案由等；

（4）条目著录完成后需要对条目逐一进行校对处理，确保著录信息的准确性；

（5）遇老旧档案资料字体不清晰，繁体字较多，手写字体辨认困难，无法判别的情况下， (略) 方处理；

（6）文件中的送达回证、提押证等资料需要精确细分到某人或某单位；案卷级信息错误或信息不全时，需到卷内文件中查找到正确的相关资料，提取信息录入进行著录。

（7）案卷著录信息校对完成后，需重新打印目录进行替换原目录，按要求进行目录汇编、装订成册、归档。

（8）对卷皮破损的案卷重新打印新的卷皮进行替换。

（9）著录信息中涉及到身份证号码或需要到查看文件内容自拟录入的情况，单独计算为一条。

10、电子分件

（1）以纸质档案目录数据库为依据，将电子影像进行电子分件处理，每一份文件创建该份文件的档号文件夹；每一份影像文件中的单个影像命名为该份文件的档号加页号，通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系。

（2）将分件后的影像转换成PDF文件，以档号进行命名并单独按要求存放。

（3）档案卷内目录有分件错误的，需根据要求查看卷内文件内容，对卷内文件进行重新排序分件。

（4）文书档案将正文、底稿进行区分管理，单独命名保管。

（5）本项目数据多，电子分件要求采用专业的档案数字化加工系统，确保数据的准确性、完整性和可用性。

11、数据挂接

（1）档案扫描完成后，需要对照实体与原有目录对条目录入信息及影像进行一一核查。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应影像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的影像文件。

（2）为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描影像的一一对应，确保加工扫描成果在用户所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

（3）数字化转换过程中形成的目录数据库与影像数据库,通过质检环节确认为合格后，通过专业批量挂接软件上传到档案管理系统中，实现影像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字影像的自动检索，并通过OCR等技术手段，实现档案的全文检索，要求数据挂接准确率、影像完整性达到100%。

12、数据备份

（1）数据备份的对象为经验收合格后完整的电子文件（JPG原始影像数据、处理后的JPG影像数据、合并后的PDF数据）。

（2）在备份前，应仔细验证备份数据的完整性、真实性与可读性，确保可与档案管理系统挂接并提供检索利用。

（3）在对备份数据进行对比质检前，应多次备份，不允许随意删除。

13、总质检

（1）中标人需建立严格的质量检测体系，对加工的数据（影像质量、条目录入质量、实体档案、装订质量）、备份数据和挂接数据进行认真负责的自检。

（2）对照要归档的纸质文档，确保电子影像与纸质文档数量及排序相符。

（3）确保所有数据达到《湖南省检察机关纸质档案数字化加工标准》及档案相关规范要求，质检合格后才能交付采购人进行验收。

14、装订还原

（1）在对档案原件进行扫描、影像处理、影像质检、数据合成后，需要对案卷进行逐卷的装订，档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件原貌。

（2）装订方式为三孔一线，装订后应基本恢复档案原貌，做到安全、准确、 无遗漏

（3）影响装订的小于 A4/16K 的纸张需要侧裱；A3 页只装订一侧，按 A4 画幅折叠；大张图纸应先折叠，后装订。

（4）对装订的每本案卷要进行逐页检查，以避免出现实体缺页、次序颠倒等问题。

（5）装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象，将档案卷入盒，需要更换档案盒的在更换新盒后按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

（6）更换备考表、卷皮，修改卷盒信息等。

（7）根据档案年度、类型、保管期限、案卷号等信息进行整理，确保档案的原始性及完整性，保证工作的准确、安全、高效。

15、还卷入库

（1）项目主管根据《档案数字化加工出入库登记册》登记的相关信息，包括还卷时间、档案类型、年度、起止卷号、所还卷数等信息，按批次对归还的档案实体进行逐卷的清点，确定归还案卷的批次和数量。

（2）项目主管负责对借出的档案实体进行登记（包括出场日期、档案类型、年度、起止卷号、所还卷数等信息），最后和档案管理人员一起进行签字确认。

（3）档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到库房的全过程；

（4）档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库清单（包括入库日期、档案类型、年度、起止卷号、入库卷数等信息），并由档案管理人员和项目主管共同签字确认。

（5）在数据验收合格后，按批次对档案实体进行逐卷清点，并做好移交记录。

16、数据验收

（1）采购人以年度为单位将终检后的电子数据成 (略) 档案部门进行验收。采购人采用人工校对方式，以抽检方式检查目录数据、影像数据、档案装订的质量。

（2）原则上对电子目录关键字段内空进行100%检查，核对各著录项目是否完整，著录内容是否规范、准确。要求：档号的合格率大于95％；诉讼档案“被告人”姓名录入的合格率要求大于95％；文件页码的准确率要大于95％，不得漏缺页(著录必须与原件一致，若原件有误必须注明并进行修改，确保最后挂接时具有唯一性)。

（3）对扫描图像数据抽检的比率不得低于5％，可由采购人自行调整，抽检合格率应大于95%。图像色彩、分辨率应符合本规定要求，原始图像以JPG格式保存，利用图像以PDF 格式保存。

（4）扫描影像完整性要求100％正确。完整性包括扫描图像的排列顺序准确，不多页少页，保持档案原版原貌等。由于操作不当，造成扫描的图像无法清晰识别或文件不完整、有小字条遮盖等，造成信息丢失，均视为废页，应当重扫。

（5）大幅面图像扫描后的拼接处理，以不遗失档案内容为准则，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹。

（6）图像方向端正(A3 图像应旋转后保存)，以符合阅读习惯。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等如抽检错误率大于5%，则退回加工部门重新检查并返工，直至全部合格为止。

（7）验收结论必须经过审核、签字后方有效。

17、成果管理

（1）所有数字化加工后的目录数据及电子文件，必须完整无误导入到档案管理系统中或保存在硬盘中，确保查询利用，其中所有的目录数据和电子文件同时用移动硬盘一式两份的方式提交采购人转存。

（2）应及时将数字化加工成果提供利用。

（3）数字化加工成果只 (略) 上运行，切实做好 (略) 的物理隔离。

（4）电脑硬盘所有权属采购人所有，扫描结束后电脑硬盘拆除移交采购人，由采购人等价置换。

（二）磋商文件第四章采购需求五、设备采购技术要求序号1大数据存储器的技术要求修改为：CPU： 基本频率≥2.0 GHz，脉冲频率≥2.9 GHz；内存：2 GB DDR4 non-ECC（最大6G）； (略) 口：2个；4盘位、塔式、支持热拔插；支持硬盘类型：4x 3.5" SATA 6Gb/s, SATA 3Gb/s 硬盘，或 2.5" SATA 硬盘、SSD，支持2*M2SSD（NVMe）；支持阵列：RAID0、RAID1、RAID5、RAID6和RAID10三年质保；含4个4T硬盘。

（三）提交首次响应文件及保证金缴纳的截止时间：延期至2022年11月23日14时30分（北京时间）