2024年馆藏城建档案整理及数字化加工项目征求意见公告

2024年度馆藏城建档案整理及数字化加工项目采购需求

一、项目名称：2024年馆藏城建档案整理及数字化加工项目

二、项目概况：

1.本次项目采购的具体内容：对馆藏城建档案按新归档规范（《建设工程文件归档整理规范》GB/T*-2014）进行案卷整理及数字化扫描加工，并将数字化成果上传挂接到“ (略) 城 (略) ”。档案类型：建设工程竣工档案8351卷(234个工程项目，建筑面积*平方米);文档总数约102.*页(其中文字页约96.*页，其中约含6.*张A0-A2图纸，项目明细详见招标文件采购需求)；著入量约12.*条。

2.本次项目服务期限：4个月。

3.本次项目最高限价：*元。

4.付款方式：合同签订后20日内支付合同金额的30%作为预付款，完成50%工作量验收后支付合同金额的40%,完工验收后支付合同金额的30%。

三、项目整体要求

中标方根据以下规范要求对馆藏城建档案进行整理及数字化加工。

1.总体质量要求

1.1《中华人民共和国档案法》

1.2《归档文件整理规则》中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-2015

1.3《建设工程文件归档规范》GB/T *-2014(2019修订版)

1.4《 (略) 政基础设施工程档案资料管理规程》DB32/T4353-2022

1.5《纸质档案数字化技术规范》

1.6《城市建设档案著录规范(GB/T*-2001)》

1.7《 (略) 城建档案分类大纲(修订稿)》(锡城档处[2017]2号)

1.8《 (略) 建设工程档案案卷移交进馆质量标准(试行)》(锡城档处[2017]5号

2.工作量明细

馆藏档案数字化清单

3.完成时间要求：2024年10月31日前。

四、项目技术要求

本次项目将采用流水线加工方式进行，保证档案整理及数字化加工的质量和效率。项目主要流程包括：提卷-拆卷-档案信息校核-扫描-图像处理-OCR-校对-版式还原-转双层PDF-终验-挂接。

（一）档案交接与整理

1.档案交接：严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目负责人确认的档案交接清单（完成清点登记），按照扫描处理量，明确交接周期和档案交接量（双方项目负责人签字，以保施工过程中档案不损失、不丢失）。

2.档案整理校核：核对纸质档案页码、对可拆钉的文件做拆钉处理以适应扫描的要求、对需要修复及不符合《建设工程文件归档规范》GB/T *-2014(2019修订版)的档案进行归并整理（如果发现破损严重，无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描，发现破损严重的档案须立即报知项目相关负责人）重新制作案卷及内目录。

3．档案装订：扫描完成后案卷的装订应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，保持与原案卷一致。

（二）目录著录

案卷目录和卷内目录根据档案的原始数据按照《城市建设档案著录规范（GB/T*-2001）》录入。卷案目录和卷内目录的样式经用户同意可做相应调整。对档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改资料、更改资料放入原案卷内，卷内目录及其他不全的需补充完整。

具体著录项：

1、项目级著录内容：项目名称、工程地点、责任者、建设单位、文号项、立项批准文号、立项批准单位、工程规划许可证号、设计单位、用地规划许可证号、勘察单位、用地许可证号、监理单位、施工许可证号、档号、光盘（微缩）号、存放位置起始号、附注等共50项左右；

2、工程级著录内容：单位工程名称、施工单位、质量安全监督单位、案卷数、图纸数量、地图数量、照片数量、底片数量、录音带数量、光盘数量、保管期限、密级、进馆日期、移交单位、档号等共30项左右；

3、案卷级著录内容：档号、案卷题名、编制单位、进馆日期、载体类型、数量、规格、保管期限、密级等共15项左右；

4、文件级著录内容：档号、文件题名、责任者、文本类型、保管期限、密级、载体类型、规格、提要、主题词、附注等15项左右；

5、电子文件级著录内容：档号、文件名称、存放位置、备注等几项

（三）档案扫描

1.扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面及加长超出A0号的工程图纸档案可采用加大加长式扫描，严禁图像拼接处理，若同一页面有两个以上文件或图纸，需分别扫描。

2.扫描模式：均采用24位真彩色扫描。

3.分辨率： 文档300dpi及以上、图纸200dpi及以上，扫描后的图像缩放100%。

4．图像文件的大小： A4文档页面：200K—600K； 其他图像及幅面：600—9000K。

5．如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。

6．清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。

7．根据档案实体情况，在档案电子文件中相对应目录设置“复制件”、“原件不清”标志。目录以原有档案目录为准，在实际处理过程中有未归类的新目录。可根据情况修改目录，增加或调整标准目录，对档案原目录数据修改或补充的数据，需填写更改资料，更改资料放入原案卷内，能实现一条目录对应多个图像和一个图像对应多条目录的编目。

8．图像内容：

监控扫描过程：实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，则进行重扫或补扫。

检查扫描内容：检查扫描件是否合乎要求，扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况，不能有遗漏、重复，扫错的现象；扫描的页面内容是否居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象（对图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况进行处理，以达到用户需求）。

纸张较差档案扫描方案：由于进行数字化的档案会有部分为历史档案，纸张质量比较差，对于这部分纸张质量较差的历史档案扫描，我们本着以下原则：①保证档案安全。纸张较差的档案多为破损档案，对于破损档案更应该在生产流程中加以特殊对待，不能造成二次破坏。保证档案的安全是第一要务。因此，在处理纸张较差的档案时，不允许使用蘸水防滑等有破坏档案可能性的操作方法。②保证扫描质量。历史档案之所以进行档案数字化，其中最主要的目的之一就是抢救这部分历史档案，今后在应用这部分档案时，尽量避免人为翻阅历史档案而给档案造成二次伤害，而应使用电子系统，使用扫描件。这样档案扫描的质量要尽可能的清晰、干净，尽可能的恢复历史原貌，这对扫描质量的要求很高。

实行扫描登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

（四）图像处理

1.图像质量：应逐张检查图像质量（包括黑边、折角、图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理），档案顺序（页号）是否正确，有无漏扫、重张等情况（发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

2.纠偏：图像整体倾斜不得超过1度，不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。

3.去污：所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大50%的情况下）由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读。

4.深浅处理：全文页面及局部文字的加深和变浅的处理：原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度，修正原资料中存在的字间距和行间距过密，文字较深或较浅，字迹不清楚的缺陷，确保文字及图像信息清晰可辨。

5．严禁图像拼接：对大幅面图纸档案应利用专业扫描仪扫描，严禁图像拼接，以保证档案数字化图像的整体性和数字化档案的准确可读。

6.照片页处理：必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。

7.图像存储：存储格式以G-4压缩TIFF格式或JPEG格式保存。A4幅面文档档案的保存文件不得大于500K；其他幅面档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。扫描文件存储命名必须与条目档案号一一对应。

（五）全文识别（OCR）及生成双层PDF格式文件

将扫描处理完成后的文档图像利用专业的识别软件进行全文OCR、图纸图像进行矢量化处理，校对后转换成双层PDF文件，上传至“ (略) 城 (略) ”。

（六）总质检

1.对扫描处理完成后的图像逐页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。

2.对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号和页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单重新处理。

3.对图像质量的检查，确保图像版面清晰、干净、大小一致、方向一致。

（七）批量挂接

1.扫描处理后的图像成品，按档案号、项目号上传至“ (略) 城 (略) ”专用服务器，利用挂接功能软件将扫描图像信息与录 (略) 中的目录进行对应挂接，确保目录与原文的一一对应。

2.挂接功能软件需获软件开发商的质量确认，以确保数据挂接完整有效。

3.挂接到“ (略) 城 (略) ”中，进行再次的成品检验。

（八）还卷及数据备份提交

1．原始档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和实际情况进行有序的还原，将还原的档案资料逐卷精心检查，确实没有落页、掉页、折页等问题后再归还档案管理人员，经双方仔细核实无误后，在还卷交接单上签字确认。

2．在档案整理及数字化加工过程中的各项工作记录，在数据转移完成后、提交给用户方。

3．为了有效地保护数据，因建立数据备份制度，在档案整理及数字化加工项目工作结束、并经用户在终验报告上签字确认后，将通过验收后的数据利用用户软件的光盘制作功能刻录成光盘，刻录到DVD光盘中，刻录完成后再制作一个光盘备份或用移动硬盘等存储介质，将所有成品数据备份提交给用户。

4．刻录光盘要求：

电子档案存在于符合标准的单片包装光盘

光盘标示光盘编号，单片包装盒上注明光盘内主要信息

在光盘刻录完成后，与硬盘系统中电子档案进行一次比对，确保档案资料无遗漏及正确性

制作光盘人员对于所有光盘序号进行标记，并提交相应表格。

（九）质量验收方法及指标

中标方提交到“ (略) 城 (略) ”系统上的数据，采购方以投标人提交的成果按固定比例进行抽检。

1.加工后的电子档案在总数量、完整性、清晰度上与源文件保持一致。

2.案卷著录、按文件的属性著录数据库字段，检查“ (略) 径”字段与文件实际存储位置一致，差错率控制在千分之五以内。

3.电子档案信息定义数据差错率控制在百分之二以内。

4.电子档案卷内页码差错率控制在千分之一以内。

5.每页电子档案左右端正度控制在三度以内。

6.电子档案漏扫，压边率控制在千分之一以内。

7.电子档案与条目数据的挂接一致，差错率小于千分之一以内。

8.所有档案的装订还原情况，差错率小于千分之一以内。

9.案卷装盒是否标准、准确、匹配。

四、保密工作要求

1.中标方产生后，需与采购方签订保密责任书（一式三份）， (略) 保密局备案（格式见附件）。必须保证档案内容与档案载体的安全，中标方须在合同中进行责任约定；中标方在工作期间必须遵守相关保密制度。

2.档案整理及数字化加工后的各种图像、资料所有权属于采购方，各种统计资料、图像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整地向采购方移交。

3.加工现场需由中标方建立24小时视频监控系统，保证档案原件及数据安全，现场工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

4.工作人员未经采购方直接管理人员同意，不许私自携带任何存储以及有摄像功能的设备进入或离开工作现场。

5.中标方在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录。

五、服务团队要求

1.数字化加工的各类设备、耗材（包括但不限于档案盒、存储介质等）均由中标方提供。

2. 中标方须为本项目配备一个项目团队派驻现场，并指定项目负责人。所有人员均须为本单位员工且具备相当的档案业务知识及实际操作技能。

3.中标方工作人员严格遵守采购方管理规章。项目实施过程中不得随意更换工作人员（特殊情况除外），如中标方人员发生变动要及时向采购方汇报，并经过采购方确认批准。未经采购方同意随意更换服务团队人员的，采购方有权终止合同。

六、售后要求

本项目服务期满后，中标方须提供三年的售后免费服务及终生维护服务。服务响应时间2小时，响应后保证4小内上门服务。售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题要求及时提出用户可接受的解决方案有服务承诺。

(略) 建设工程管理服务中心

2024年4月28日