档案整理和数字化服务-开标公告

1.文书档案：包含正常的收发文件（需打印）、招投标资料、运转回执单及其他工作中产生的文件材料。 (略) 档案馆的标准要求进行分类整理及数字化扫描，著录电子和纸质目录台账。

2.采购档案：主要是历年产生的采购档案， (略) 档案馆的标准和要求，整理装卷，并进行数字化扫描，著录电子和纸质目录台账。

3.照片档案： (略) 档案馆的进馆标准进行规范整理、编码及数字化扫描，著录电子和纸质目录台账。

4.基建档案：主要是历年产生的基建档案， (略) 档案馆的标准要求整理装卷，并进行数字化扫描，著录电子和纸质目录台账。

包括但不限于以下标准：

《中华人民共和国档案法》

《档案数字化外包安全管理规范》（档办法[2014]7号）

《纸质档案数字化规范》DAT31—2017

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008)；

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016)；

《 (略) 归档文件整理规则》渝档发[2016]7号；

《 (略) 纸质档案数字化实施细则》渝档发[2018]5号

《 (略) 照片档案收集整理实施细则》

（一）设备要求:

整理和数字化扫描过程中所需的A4纸、电脑、打印机、签字笔、订书机、订书钉、扫描仪、移动硬盘等办公用品由采购方和中标方协商。

（二）档案整理要求

1.中标方负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。

2.调卷（主要指文书档案）时以“全宗号/年度/保管期限/件号”为单位调卷，即一个“全宗号/年度/保管期限/件号”的档案一次性批量调出，一次可以调取1个全宗内的一个或多个保管期限的档案。

3.遵守采购方的库房管理制度，进入库房不得随意翻阅其他档案。要妥善保存档案，确保档案的安全。

4.档案拆卷、核对要求

（1）以卷为单位装订的档案拆解成以张为单位的档案后进行整理、扫描。

（2）在拆解档案时不能人为造成档案原件的损坏，在拆解档案有可能损坏原件时，不可强拆档案，以保证档案最大限度扫描信息幅面为准。

（3）为保障拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错，对于没有编页码的档案要求先编码后拆档。

（4）案卷内（或归档年度内）文件与文件之间的顺序，可基本保持原有顺序不变。文件内页与页之间的顺序，要仔细核对原件的页序，对拆解前次序颠倒的页面，拆解后要予以更正。

（5）卷内文件按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号。图、文混排的案卷，每张图纸视同一页文件编制页号。

（6）案卷内页号编制在文件正面的右上角，背面的左上角。

5.对有错误的目录进行修正。检查无误后，案卷目录打印一式2份；以立卷方式归档的卷内文件目录打印一式2份；以立件方式归档的归档文件目录打印一式2份。

6.目录装订要求

（1）打印移交接收档案文据，放在档案目录前面一起装订。

（2）以单个目录号编制目录夹。目录夹封面及目录盒脊背标签要打印清晰美观、项目填制完整准确、粘贴端正结实。

7.档案装订要求

（1）对于原卷内未装订的档案根据单件档案的厚薄选择不锈钢钉、线装或三孔一线的装订方式。

（2）装订不压字、不掉页。

（3）拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐；装订后由采购方相关人员负责检查，不符合要求的退回重新装订，要求一次性完成装订。

（三）数据录入要求

根据《档案著录规则》（DA／T 18—1999）和档案管理系统要求，建立标准化的机读文件、案卷和卷内目录数据库，实现机读目录数据与电子原件一一对应关系，实现电子档案的快速精确检索，建立正确率必须保证100%完整性。

（四）档案扫描要求

1.严格按照《纸质档案数字化规范》DAT31—2017文件要求，为有效的反映档案完整性，此次所有档案均为全扫，根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描，为确保相片电子档案完成性，尽可能采用平板扫描仪确保电子影像一次成像。

2.根据档案的实际情况，扫描模式要求采用彩色模式。

3.扫描分辨率一般选择300dpi。扫描图像存储格式为JPEG，对于字体较小，字迹模糊的档案，可适当提高扫描分辨率。选择彩色扫描，采用局部深化技术解决。带插图的采用高分辨率彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证档案的历史面貌。照片采用JPEG格式扫描，扫描分辨率一般选择600dpi保证照片清晰度。部分文件复写字迹正面不清晰，背面比较清晰，对于这种原件应正面、背面均作扫描，并对背面的图像作水平翻转处理，最后将正面的图像与经过翻转处理后的背面图像拼接为一页。

4.认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与物理档案文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交采购人审核同意后，进行处理。

5.由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

6.发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

7.图像文件依照采购方制定的命名规则来命名，扫描时应逐级建立文件夹，形成的图像文件按其归属存入相应的文件夹内。

（五）图像处理要求

1.图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

2.每页影像左右端正度控制在0.5度以内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

4.保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

（六）数据存储要求

1.存储格式

要求采用JPEG格式存储保存，所有档案数字化数据应当同时转换为PDF格式存贮。

2.图像文件的命名

以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

（七）数据备份要求

1.备份方式

为保证数据安全，供应商提供二套备份数据

2.数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（八） 数据挂接要求

中标供应商需将数据完整并及时挂接至采购人所使用档案管理系统中。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％正确，实现档案的查阅利用。采购人只负责问题档案的协调处理，不负责软件技术协调或者因此产生的费用问题，并要求数据挂接期间不能影响本单位的正常档案调阅工作，供应商需提供切实可行的技术方案及成果数据安全管理措施。

（九）项目驻场人员要求：由于本项目实施档案历史跨度大、数量多、工期紧、质量要求高，投标人拟投入项目的管理人员、实施人员必须具有高标准的经验要求及档案相关专业培训要求。

（十）项目质量保障要求

1.投标人要建立严格的管理制度，通过相应的制度、流程和专业的软件加强对档案数字化加工过程的控制，对档案出入库、档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、档案还原装订、数据备份、备份移交等各个环节的安全管理，确保从生产到验收，数据始终处于保全状态，以确保数据的真实性、完整性、可用性。

2.投标人必须建立严格的质量检测体系，完善的质量保障措施，并设置专门质检岗位度指定专人负责整个建设过程的质量检验工作。对每个环节的产品质量进行100%的自检，保证各工序的准确率。经过自检认为产品质量符合规定要求后，分批次出具相应的质检报告递交采购人审核验收，如因提交不及时或质检不合格造成的时间延误和损失由投标人自行负责。

（1）中标方应加强对工作人员的保密教育，负责对其聘用的工作人员进行身份审查、登记备案和签订保密协议。中标方签订合同时需与采购方签订保密协议，中标方与工作人员签订的保密协议交采购方一份留存。

（2）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权归采购方所有，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。

（3）工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式对档案内容和档案室进行拍照；不得以任何形式进行泄漏、传播；不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家和个人秘密；不得无故查看及讨论档案内容。否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

（4）工作人员未经同意，不得私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。

（5）工作人员必须严格遵守采购方的工作纪律和保密纪律。

（6）加工完成，移交数据并验收合格后，中标方应在档案管理部门有关人员监督下，销毁所有存储介质的档案数据。

（7）扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

（8）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（9）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。